Microsoft 365 (früher Office 365) ist heute in vielen Unternehmen das Rückgrat für Produktivität und Zusammenarbeit. Mit steigender Nutzeranzahl und Lizenzvielfalt wächst jedoch auch die Herausforderung: Wie behalte ich den Überblick über meine Microsoft 365 Lizenzen?
Dieses Tutorial zeigt dir Schritt für Schritt, wie du ein effektives Lizenzmanagement in Microsoft 365 aufbaust – von den Grundlagen bis hin zu Best Practices.
Was ist Microsoft 365 Lizenzmanagement?
Beim Lizenzmanagement geht es darum, Benutzerkonten mit den richtigen Microsoft 365-Plänen zu versehen – effizient, rechtskonform und kostensparend. Microsoft bietet verschiedene Lizenztypen an, z. B. Business Basic, Business Premium oder E3/E5 – jede mit unterschiedlichen Funktionen.
1. Zugriff auf das Microsoft 365 Admin Center
Um Lizenzen zu verwalten, benötigst du administrative Berechtigungen.
Schritt 1:
Gehe zu https://admin.microsoft.com
Schritt 2:
Melde dich mit einem globalen Administrator-Konto an.
2. Lizenzen anzeigen und analysieren
So prüfst du deinen aktuellen Lizenzbestand:
- Navigiere im linken Menü zu „Abrechnung“ > „Ihre Produkte“
- Hier siehst du:
- Verfügbare Lizenzen
- Zugewiesene Lizenzen
- Nicht verwendete Lizenzen
👉 Tipp: Nutze die Excel-Exportfunktion, um Berichte zu erstellen.
3. Lizenzen Benutzern zuweisen oder entfernen
Manuell über das Admin Center:
- Gehe zu „Benutzer“ > „Aktive Benutzer“
- Wähle einen Benutzer aus
- Klicke auf „Lizenzen und Apps“
- Aktiviere oder deaktiviere die gewünschten Lizenzen
Massenbearbeitung:
- Mehrere Benutzer auswählen
- Im rechten Menü auf „Lizenzen bearbeiten“ klicken
4. Lizenzverwaltung via PowerShell (fortgeschritten)
Für größere Umgebungen lohnt sich PowerShell – etwa zum automatisierten Entfernen ungenutzter Lizenzen.
Beispiel: Alle Benutzer mit E3 anzeigen
Connect-MsolService
Get-MsolUser -All | Where-Object { $_.Licenses.AccountSkuId -match "E3" }Beispiel: Lizenz entfernen
Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName user@firma.de -RemoveLicenses "firma:E3"Du benötigst dazu das PowerShell-Modul MSOnline oder AzureAD.
5. Best Practices für effizientes Lizenzmanagement
✅ Regelmäßige Audits: Monatlich Lizenzen prüfen – ungenutzte Lizenzen entfernen
✅ Automatisierung: Nutze Skripte oder Dritttools (z. B. Microsoft Graph, Power Automate)
✅ Gruppenbasierte Lizenzierung: Ideal für größere Organisationen mit Azure AD
✅ Lifecycle-Prozesse: Automatische Lizenzentfernung bei Benutzer-Deaktivierung
✅ Reporting: Setze auf regelmäßige Berichte und Dashboards
6. Tools & Add-ons zur Unterstützung
- Microsoft Entra ID (Azure AD): Gruppenbasierte Lizenzvergabe
- Power BI: Visualisierung von Lizenzdaten
- Third-Party Tools: z. B. CoreView, LicenseControl, ManageEngine
Fazit
Ein durchdachtes Lizenzmanagement in Microsoft 365 spart nicht nur Kosten, sondern verbessert auch die Sicherheit und Effizienz deiner IT-Prozesse. Ob manuell über das Admin Center oder automatisiert via PowerShell – wichtig ist, regelmäßig zu prüfen und Prozesse zu optimieren.